Schlagwort: DOKE

Das Ziel unserer Fachstelle DOKE ist, Berliner Bezirks- und Senatsverwaltungen bei der Umsetzung ihrer dezentralen Diversity-Vorhaben zu beraten und zu begleiten. Die Grundlage dafür sind das Diversity-Landesprogramm sowie § 11 des Landesantidiskriminierungsgesetzes (LADG). In diesem Sinne berät DOKE Behörden anlassbezogen und prozessorientiert und unterstützt diese dabei, ihre selbstgewählten Diversity-Ziele umzusetzen. Doch wie sieht das in der Praxis aus? Wir stellen drei Methoden vor, die DOKE genutzt hat, um das Bezirksamt Treptow-Köpenick bei der Erreichung ihres Ziels zu unterstützen.

Die Fachstelle DOKE hat das Bezirksamt Treptow-Köpenick zu ihrem Anliegen “Identifizierung von Diskriminierungsrisiken in der Arbeits- und Handlungsweise (Organisationskultur) am Beispiel des Onboarding-Prozesses“ beraten und begleitet. In einer Prozessgruppe von insgesamt elf Mitarbeitenden unterschiedlicher Funktion (von Führungskräften bis Auszubildenden) wurde von Mai bis Dezember 2023 an der Erreichung dieses Vorhabens gearbeitet.

„Die Gruppe spiegelte die Vielfalt in unserem Bezirksamt wider, die leider noch nicht der Vielfalt in unserer Gesellschaft entspricht. Obwohl ich alle Teilnehmenden kannte, war ich doch sehr erstaunt, welch vielfältige Sicht auf die Prozesse zum Vorschein kamen. Ich habe auch für meine Arbeit als Frauenvertreterin viel mitnehmen können. Ich bin sehr froh, dass ich Teil der Prozessgruppe sein konnte. Ich würde eine solche Vorgehensweise immer weiterempfehlen“, sagte Frauenvertreterin Silke Voges vom Bezirksamt Treptow-Köpenick, die von Beginn an Teil der Prozessgruppe war.

Henriette Sambill, Fachbereichsleitung Personalmanagement im Bezirksamt Treptow-Köpenick beauftragte die Fachstelle DOKE für die Begleitung dieses Vorhaben: „Der Blick von außen ist immer gut, um bestehende Strukturen und Abläufe mit einem ‚verwaltungsunabhängigen Blick‘ zu betrachten. Die Erkenntnisse aus dem Prozess können gut bei der Beschreibung unseres Onboarding-Prozesses berücksichtigt werden. Die Methoden waren sehr hilfreich, um sich mit dem Thema Diversity auseinanderzusetzen.“

Logbucheinträge (Methoden)

Logbucheintrag 1: Prozessjournal

Ab dem Zeitpunkt, als das Prozessziel für das Bezirksamt Treptow-Köpenick definiert und geklärt war, wurde das Prozessjournal als beständiges Element der Arbeit mit und innerhalb der Prozessgruppe vorgestellt. Das Prozessjournal war in allen Prozessgruppensitzungen fester Bestandteil des Austauschs und die Ergebnisse der Sammlung wurden im Abschlusstreffen im Rahmen der Auswertung vorgestellt. Das Prozessjournal setzte sich zusammen aus den Erkenntnissen des Tages der Prozessgruppenmitglieder sowie der Bedeutung von Diversität.

Umsetzung

In allen Sitzungen erhielten die Mitglieder der Prozessgruppe zwei Arbeitsblätter, die im Rahmen des Check-Out im Sinne einer Selbstreflektion ausgefüllt wurden. Zum einen reflektierten sie ihre Erkenntnisse des Tages des Prozessgruppentreffens

• Für sich persönlich

• Für den Prozessverlauf

• Für die Organisation als Ganzes

Weiterhin waren die Prozessgruppenmitglieder eingeladen, im Rahmen jedes Treffens ihre Definition von Diversität zu reflektieren und zu notieren. Aus der Sammlung aller Mitglieder sowie Sitzungen ist dann eine Definition für Diversität für das Bezirksamt Treptow-Köpenick konsolidiert worden. Diese wurde im Abschlusstreffen vorgestellt.

Ergebnis

Die Prozessgruppe konnte auf drei unterschiedlichen Ebenen, das im Rahmen der Prozessgruppentreffen erworbene Wissen ritualisiert einordnen und reflektieren. Im gemeinsamen Austausch über die verschiedenen Erkenntnisse des Tages ist über den Zeitraum der Prozessbegleitung eine vertrauensvolle und wertschätzende Atmosphäre innerhalb der Prozessgruppe entstanden.

Logbucheintrag 2: Diskriminierungsrisiken erkennen

Im dritten Treffen hat die Prozessgruppe den beschriebenen Onboarding-Prozess anhand von Personas auf Diskriminierungsrisiken überprüft.

In kleinen Gruppen hatten die Prozessgruppenmitglieder die Aufgabe, die verschiedenen Schritte, Handlungsweisen des Onboarding-Prozesses auf ausgrenzende und diskriminierende Praktiken zu checken und diese zu diskutieren.

Umsetzung

Der von der Prozessgruppe beschriebene Onboarding-Prozess wurde anhand von drei verschiedenen Personas durchlaufen. Reflektiert und diskutiert wurde, wie die Personas die beschriebenen Stationen im Onboarding erleben würden, an welchen Stellen sie sich gut und an welchen eher unsicher oder unwohl fühlen würden.

Ergebnis

Durch die Arbeit mit Personas sind im Onboarding-Prozess verschiedene Ausschlussmomente identifiziert worden, diskriminierende und verletzende Praxis des Bezirksamts Treptow-Köpenick wurde benannt. Erste Schritte und mögliche Ansätze zum Minimieren der Diskriminierungsrisiken wurden festgehalten.

Logbucheintrag 3: Onboarding-Steckbriefe

Um die erfassten, durch Kolleg*innen ergänzten sowie auf Diskriminierungsrisiken geprüften und weiterentwickelten Onboarding-Schritte nachvollziehbar festzuhalten, haben die Prozessgruppenmitglieder sogenannte Steckbriefe für jeden Schritt des Onboardings verfasst. Jeder Steckbrief enthielt: Die Beschreibung des Schrittes, Ziel und beteiligte Personen, Diskriminierungsrisiken sowie Empfehlungen zum Umgang.

Umsetzung

Im Rahmen des vierten Prozessgruppentreffens wurde die Steckbrief-Vorlage vorgestellt. Die Prozessgruppe hat in kleineren Gruppen digital einzelne Schritte des Onboardings konkret beschrieben sowie entsprechende Diskriminierungsrisiken dokumentiert und Empfehlungen zum Umgang für Kolleg*innen. In Form eines Worlds-Café wurden alle Beschreibungen durch weitere Prozessgruppenmitglieder ergänzt und korrigiert.

Ergebnis

Alle Onboarding-Schritte sind auf Diskriminierungsrisiken geprüft worden. Die Beschreibungen sowie Empfehlungen zum Umgang liegen schriftlich vor und können in den geplanten Leitfaden einfließen. Die Beschreibung der einzelnen Schritte ist wesentlicher Nachweis für die Zielerreichung im Prozess.

„Wir sind nach wie vor überwältigt von den inspirierenden Momenten, den neuen Erkenntnissen und den wertvollen Verbindungen, die bei dieser Veranstaltung entstanden sind.“ So lautete unser LinkedIn Post als Rückblick auf Höhepunkte unserer Netzwerkveranstaltung „Diskriminierungskritische Verwaltung Jetzt. Festival der Reflektion – Inspiration – Aktion“ der Fachstelle DOKE zwei Wochen nach der Veranstaltung.

Noch eine Woche später, nach gemeinsamen Debriefings und im Lichte erster Feedbacks von Teilnehmenden können wir die Veranstaltung tiefer und selbstkritischer betrachten.

Als Fachstelle DOKE beraten und begleiten wir Bezirks- und Senatsverwaltungen anlassbezogen und prozessorientiert und unterstützen diese dabei, ihre selbstgewählten Diversity-Ziele umzusetzen.

So haben z.B. im Rahmen einer unserer Aufträge in der Beratungsstelle unsere Kolleginnen Imke Behrends, Marta Gębala und Safa Semsary eine Checkliste zur diskriminierungskritischen Analyse von Veranstaltungen entwickelt.

Inmitten des hektischen Projektalltags gelingt es auch uns in der Fachstelle DOKE nicht immer, die Konzeption und Planung unserer eigenen Veranstaltungen so detailliert an unsere Kriterien und Standards anzupassen. Daher unterziehen wir nun im Anschluss unsere Veranstaltung „Diskriminierungskritische Verwaltung Jetzt. Festival der Reflektion – Inspiration – Aktion“, die am 22. November 2023 im Impact Hub Berlin stattfand, einer Post-Hospitation und Analyse.

 

HOSPITATION – EIN BEGRIFF, DER VIELLEICHT NICHT ALLEN GELÄUFIG IST.

Was genau verstehen wir darunter und wie gehen wir in der Beratung vor, wenn ein Beratungsauftrag darin besteht, eine Veranstaltung zu hospitieren, diskriminierungskritisch zu analysieren und Feedback zu geben besteht? Diese Schritte sind dabei wichtig:

1. Wir stellen den Auftraggebenden die Aspekte vor, die wir kritisch beobachten und bewerten werden.
2. Wir beobachten im Tandem entlang einer Checkliste die Veranstaltung und notieren einzeln positive und kritische Beobachtungen zu einer Vielzahl an Indikatoren. Dokumentiert werden dabei unter anderem O-Töne aus der Veranstaltung, um die Bewertung im Nachgang nachvollziehbarer zu machen.
3. Wir bewerten zuerst einzeln, dann gemeinsam positive sowie kritische Aspekte in der Planung und Umsetzung der hospitierten Veranstaltung und kumulieren die Ergebnisse.
4. Zuletzt sprechen wir Empfehlungen aus, wie Diskriminierungsrisiken bei zukünftigen Veranstaltungen minimiert werden können.

Es handelt sich also um ein höchst aufwendiges, aber sehr strukturiertes und ergebnisorientiertes Vorgehen, wenn Organisationen Diskriminierungsrisiken identifizieren und minimieren möchten.

Grundvoraussetzungen, die eine Organisation für ein solches gemeinsames Lernen im Rahmen einer externen Hospitation und Analyse durch die Fachstelle DOKE mitbringen sollte, sind:

• Einblicke in die Praktiken, Abläufe, Verfahren zu geben,
• Offenheit für Kritik,
• eine Haltung, dass Diskriminierung vorherrscht und diese identifiziert werden soll,
• die Fähigkeit, sich eigene Fehler einzugestehen.

Folgende Aspekte werden in einem entsprechenden “Check” beobachtet und überprüft:

• Atmosphäre
• Ablauf des Formats
• (Bild-)Sprache und Verständlichkeit
• Ansprache und Sichtbarkeit von Personen/Vorbildern mit Marginalisierungserfahrungen
• Beteiligungsmöglichkeiten der Teilnehmenden
• Informationen zu good & failed practice im Rahmen des Formats

Üblicherweise präsentieren wir die Ergebnisse unserer Analysen und die daraus resultierenden Empfehlungen in einem anschließenden zweistündigen Feedbackworkshop. Dabei nutzen wir teilweise eine bis zu 50 Folien umfassende Präsentation, die positive und kritische Beobachtungen enthält. Diese sind mit O-Tönen untermauert, die als Grundlage für unsere Beobachtungen und Bewertungen dienen. Darüber hinaus beinhalten die Präsentationen konkrete Empfehlungen für eine zukünftig diskriminierungskritischere Praxis.

Entsprechend dieses Vorgehens möchten wir beispielhaft unsere Veranstaltung anhand des Aspekts „Beteiligung der Teilnehmenden“ unter die Lupe nehmen.

Folgende Indikatoren werden unter diesem Aspekt bewertet:

• Durch unterschiedliche Methoden, Interaktionen, Frage- und Antwortmöglichkeiten werden Perspektiven und Einschätzungen der Teilnehmenden eingeholt.
• Rückmeldungen und Beteiligung der Teilnehmenden wird über verschiedene Kanäle/Zugänge/Sinne ermöglicht.
• Es gibt spezifische Räume, um themen- oder gruppenspezifisch sicherer in den Austausch zu kommen (z.B. nach Themenfeldern und Praxiseinblicken oder – freiwillig – nach Zugehörigkeiten der Teilnehmenden).
• Teilnehmende haben die Möglichkeit, Fragen zu stellen. Fragen werden beantwortet.
• Teilnehmende können Bedarfe und Bedürfnisse im Vorfeld melden.
• Die Einladung zum Format erfolgt über verschiedene Kanäle, sodass ein breites, ganzheitliches Einladungsmanagement erfolgt (z.B. social Media, Verteiler, Interessenvertretungen, Communities etc.)
• Teilnehmende haben im Anschluss an die Veranstaltung die Möglichkeit, Feedback zu geben. Das Verfahren zur Abgabe von Feedback wird während der Veranstaltung angekündigt/erklärt.

Wir dachten, wir hätten die Beteiligung der Teilnehmenden gut be- und durchdacht: Wir hatten uns mit dem Visitenkarten-Run, dem Bingo Spiel, einer LIVE-Auftragsklärung mit anknüpfender Kleingruppenphase, den Whispering Insights, einer Keynote und Performance verschiedene Anlässe, Formate und Methoden überlegt, wie Teilnehmende in den Austausch kommen und gleichzeitig auch Informationen sammeln und Kontakte knüpfen und festhalten können. Die Beteiligung der Teilnehmenden sollte teilweise spielerisch, zwanglos, fast informell möglich sein und ebenso formell in einem festen Austauschformat mit vorheriger Zuordnung und methodisch festgelegtem Vorgehen. Es sollte sowohl aktivierende als auch konsumierende, fokussierende Methoden und Momente geben.

Eine Methodenvielzahl und -vielfalt konnten wir vorweisen, bei genauerem Hinschauen, insbesondere in die Rückmeldungen der Teilnehmenden, hakte es jedoch im Detail:

Die Zeiten für den Austausch waren für viele Teilnehmende zu kurz und die Wechsel der Methoden zu schnell. Zudem war die Präsentation nicht gut lesbar, was eine Beteiligung erschwerte. Auch hatte die räumliche Ausgestaltung mit Säulen einen negativen Einfluss auf die Beteiligung und Orientierung für Teilnehmende genauso wie die zu klein beschrifteten Namensschilder, welches die gezielte Kontaktaufnahme beeinträchtige.

Die Teilnehmenden konnten Praxiseinblicke in bestimmte Organisationen und deren Veränderungsvorhaben gewinnen. Fragen waren willkommen, aber es mangelte an Zeit und Möglichkeiten, sie zu stellen und dazu in den Austausch zu kommen. Die Teilnehmenden konnten im Vorfeld Bedarfe und Bedürfnisse melden; diese fanden zwar Berücksichtigung und gleichzeitig war die Überprüfung der Barrierefreiheit im Sinne von Sichtfeldern, Akustik und Lesbarkeit unsererseits unzureichend.

So überwältigt, inspiriert und zufrieden wir und auch unsere Gäst*innen mit der Veranstaltung sind und sein dürfen, nehmen wir doch auch aus eigenen Beobachtungen und dem wichtigen kritischen Feedback der Teilnehmenden Anregungen für eine bessere Planung und Praxis für zukünftige Formate mit. Danke an dieser Stelle an alle Personen, die uns mit ihrem kritischen Feedback wichtige Hinweise gegeben haben.

Falls Sie eines Ihrer Formate auf Diskriminierungsrisiken prüfen möchten, senden Sie gern Ihre Anfrage an fachstelle.doke@bqn-berlin.de.

Wir freuen uns mit Ihnen gemeinsam Fehler zu identifizieren, aus diesen zu lernen und gute Praxis zu entwickeln.

 

Ihr Fachstelle DOKE